Quản lí thời gian

Nếu trừ đi thời gian ngủ, đi làm (giả dụ như bạn có một công việc ngày làm 8 tiếng) thì chúng ta chắc chỉ còn khoảng đâu đó 8 tiếng để làm những việc dành cho bản thân. Đó là chưa kể trong 8 tiếng còn lại thì ta còn di chuyển, lướt Facebook, xem ảnh chó mèo, hay ngồi mơ mộng.

Vậy số thời gian rỗi còn lại bạn dành để làm gì?

Thời gian cũng giống như tài chính, là thứ mà chúng ta có thể lập ngân sách. Tương tự như việc dành 2 triệu cho ăn uống hay 1 triệu mua sắm hàng tháng, bạn dành 2 tiếng mỗi ngày để học thêm gì đó hay 1 tiếng để tập thể dục chẳng hạn.

Cái khó của việc quản lí thời gian đó là những việc bất ngờ luôn xảy ra, đòi hỏi ta phải chuyển sự chú ý của mình cho chúng. Mặc dù đã định tối nay đọc cho xong quyển sách thì bạn gọi đi uống bia, hay đang làm việc dở thì đồng nghiệp qua bàn tám chuyện.

Thay vì lờ đi cho qua hay trách cứ bản thân, chúng ta nên chấp nhận việc đôi khi mình không thể điều khiển thời gian như mong muốn, và cùng đó tìm cách tận dụng thời gian của mình hợp lí hơn.

Quản lí thời gian giúp bạn tập trung nhiều hơn cho những thứ mà bạn ưu tiên, biết được mình sẽ làm gì, thay vì làm mọi thứ một cách ngẫu hứng. Vì bạn biết đó, có mấy ngày mà chúng ta thấy cao hứng và năng suất đâu.

Vậy chúng ta có thể làm gì để nắm được thời gian và lên kế hoạch cho chúng?

Theo dõi quỹ thời gian của mình

Cũng giống như những bước đầu của quản lí tiền bạc, chúng ta cần biết mình chi tiêu những gì và thói quen tiêu xài như thế nào. Thời gian cũng tương tự vậy, việc tra soát lại xem mình dành mỗi giờ cho việc gì là bước khởi đầu cho việc quản lí nó hiệu quả hơn.

Nếu bạn dành phần lớn thời gian trong ngày cho các thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại, tablet, bạn có thể cài Rescue Time. App sẽ tự động ghi lại lượng thời gian bạn dùng cho các website và app. Bạn có thể phân loại website và app theo các mục Productive và Distracting, từ đó biết được cả ngày mình có đang làm việc hiệu quả hay không, hay là dành rất nhiều thời gian cho những sự xao lãng. RescueTime phiên bản miễn phí khá tốt, cũng cung cấp đủ thông tin cho chúng ta hiểu về thói quen sử dụng thời gian của mình rồi.

Nếu bạn muốn theo dõi thời gian một cách thủ công hơn thì có thể dùng giấy bút ghi chép lại mỗi giờ trong ngày bạn đã làm gì. Nhớ ghi lại những lần mà bạn bị xao lãng, ví dụ như đang ngồi design thì lại muốn mở Facebook ra xem.

Bạn cũng có thể dùng cả Toggl để theo dõi thời gian online và offline của bản thân.

Sau khi đã có đủ thông tin về thời gian của mình, hãy dành thời gian để xem lại nó. Bạn có thể ghi xuống câu trả lời cho những câu hỏi sau:

Sau khi xem lại cách mình dùng thời gian, chắc hẳn bạn cũng sẽ nhận ra được vấn đề của mình nằm ở chỗ nào.

Lập danh sách ưu tiên

Bạn còn nhớ ở đầu bài chúng ta còn khoảng 8 tiếng rảnh rỗi chứ? Vậy bạn định dành chúng cho những việc gì trước tiên?

Hãy xác định mình đang ưu tiên cho những gì trong giai đoạn này (vì ưu tiên luôn có thể thay đổi). Liệu đó là thắt chặt tình cảm với gia đình, bạn bè và thú cưng? Nâng cao kiến thức cho sự nghiệp của bạn? Đi học thêm một kĩ năng nào đó? Bắt đầu một dự án cá nhân? Dành nhiều thời gian hơn cho sở thích và bản thân?

Hãy nghĩ đến và lập ra 1-3 ưu tiên—những thứ mà bạn thực sự muốn đạt được. Để có thể dành nhiều thời gian hơn cho chúng, có lẽ bạn sẽ phải loại bỏ bớt thời gian cho những việc không phục vụ ưu tiên của mình.

Lên kế hoạch cho quỹ thời gian

Sau khi đã lập được danh sách những thứ mà bạn ưu tiên, hãy gán một khoảng thời gian cụ thể cho từng mục. Hàng ngày hoặc hàng tuần. Tất nhiên là bạn không thể thực hiện đúng boong và hoàn hảo như kế hoạch, nhưng việc nghĩ về nó và cố gắng thực hiện nó là coi như bạn thành công được một nửa.

Nếu bạn có một cuộc hẹn đi cà phê đột xuất vào buổi tối và bỏ lỡ giờ tập guitar, điều đó không có nghĩa là bạn nên từ bỏ việc quản lí thời gian. Bạn đang trên con đường xây dựng thói quen lựa chọn những việc mình làm một cách có suy xét và chủ đích hơn.

Thử time blocking

Time blocking là việc bạn chia ngày của mình ra thành từng block (khối). Bạn sẽ cần gán cho mỗi block là một việc gì đó cụ thể (làm việc, họp, học Tiếng Anh, ăn uống...).

Bạn có thể dễ dàng tạo time blocks bằng Google Calendar, tờ giấy A4, hay quyển sổ.

Ví dụ, từ 8 đến 9 giờ tối là thời gian bạn đọc sách, thì bạn có thể tạo/ghi 1 block 8-9 giờ là "đọc".

Mới đầu thì time blocking là thời gian biểu lí tưởng của bạn, nhưng đời không như là mơ. Sẽ có những việc đột xuất xảy ra: bạn cần nhiều thời gian hơn để hoàn thành việc gì đó, bạn phải đi tiệc, con mèo nhà bạn phải đi bác sĩ... Cho nên việc điều chỉnh lịch của mình là hết sức bình thường. Nếu bạn dùng Google Calendar thì việc kéo thả các blocks thời gian là hết sức dễ dàng.

Lên kế hoạch cho ngày/tuần/tháng

Việc này sẽ giúp bạn hạn chế được việc thích cái gì làm cái đó mà không kiểm soát được thời gian.

Sau mỗi tuần, hãy viết weekly review—ghi xuống mình đã đạt được những gì, có vấn đề gì cản trở mình, mình dự định thay đổi gì ở tuần tiếp theo.

Việc lên kế hoạch cũng có những mặt trái như là:

Vậy nên bạn hãy chỉ dành một phần nhỏ thời gian cho việc lên kế hoạch, mà hãy dành nhiều thời gian hơn cho việc thực hiện.

Nếu bạn thấy thất vọng vì có một ngày không như mong muốn, hãy nhớ rằng quan trọng không phải là sự hoàn hảo, mà quan trọng là bạn đang dần thay đổi nhận thức và thói quen sử dụng thời gian của mình.

Sử dụng thời gian hiệu quả hơn

Tập trung

Phần lớn chúng ta dành khoảng 8 tiếng mỗi ngày cho việc đi học/đi làm. Nhưng 8 tiếng đó, ta không hoàn toàn tập trung.

Những xao lãng từ điện thoại, tiếng ồn từ môi trường xung quanh, chiếc bụng đói, ngồi một chỗ nên chồn chân, thực ra thời gian tập trung thực sự đã bị rút ngắn đi một phần không nhỏ.

Có những ngày chúng ta chỉ có thể tập trung được 3-4 tiếng, những ngày mà đầu óc trôi trên mây. Một vài người chặc lưỡi cho qua, một số không nhỏ khác lại thấy "tội lỗi" vào cuối ngày và cố gắng ngồi thêm vài giờ để "níu kéo, bù đắp" lại.

Mặc dù việc kiểm soát độ tập trung phụ thuộc nhiều yếu tố, từ môi trường xung quanh cho đến tính cách và điều kiện cơ thể mỗi người, có vài cách để bạn có thể nâng cao sự tập trung của mình như:

Sử dụng các app và extension khóa các website và ứng dụng gây xao lãng đi. Ví dụ như Freedom hay BlockSite.

Tạo một môi trường học tập/làm việc tốt. Mặc dù không phải ai cũng có điều kiện để mua những chiếc bàn điều chỉnh độ cao hay tai nghe chống ồn, hãy biến góc làm việc của bạn thành nơi gọn gàng và lí tưởng nhất có thể. Dọn dẹp bớt sách vở và giấy tờ, có một chiếc tai nghe in-ear để chống ồn được tầm 70%, đồ kê laptop để không phải cúi cổ xuống quá nhiều...

Tránh làm/xem nhiều thứ cùng lúc. Não bộ không xử lí tất cả cùng mọt lúc, mà sẽ bị nhảy qua nhảy lại giữa các tabs mà bạn mở. Attention residue—tàn dư của sự tập trung từ task trước—sẽ ảnh hưởng đến năng suất và khả năng tập trung đối với task sau của bạn.

Gộp việc

Gộp những việc không cần nhiều tập trung với nhau, ví dụ như nghe podcast khi đang lau nhà, hay trò chuyện cùng gia đình khi bạn đang meal prep.

Học cách từ chối

Từ chối những sự kiện hay việc tốn thời gian như những buổi tụ họp không cần thiết là điều bạn nên làm. Điều này chỉ áp dụng nếu bạn thực sự thấy điều đó là vô bổ. Còn nếu gặp những người bạn thân thiết thì bạn không cần phải tự làm khó mình quá.

Thư giãn

Bạn không thể làm và học hiệu quả được nếu không có những khoảng thời gian nghỉ ngơi, thư giãn. Việc quá tập trung vào công việc dễ khiến ta bị stress và quá tải, đôi khi lại tác dụng ngược.

Mặc dù áp lực từ công ty, đồng nghiệp, gia đình... là những thứ mà chúng ta không thể kiểm soát được, bạn có thể áp dụng một vài điều sau để phần nào giữ cân bằng cho bản thân mình:

Nếu bạn làm việc văn phòng, ngồi nhiều, xem máy nhiều, mỗi giờ hãy dành 5 phút để đứng dậy đi lại, thư giãn mắt. Thay vì cầm ngay lấy điện thoại lướt lướt, hãy tập các bài giãn người đơn giản, đi dạo xung quanh, hoặc tám với đồng nghiệp.

Có một giờ nghỉ ngơi rõ ràng: Luôn rời văn phòng hay tắt máy vào một giờ cụ thể mỗi ngày. Tránh làm thêm việc hay check mail công việc trong những khoảng thời gian nghỉ. Dành thời gian review lại những gì mình đã làm ngày hôm đó, lên danh sách to-do cho ngày hôm sau, và dọn dẹp bàn mình.

Nghỉ vài ngày. Đi du lịch, staycation ngay tại thành phố mình sống, hoặc đơn giản là ở nhà thư giãn.

Tập thể dục, thể thao. Dành thời gian đi gym, đi bộ, chơi thể thao. Bạn có thể tham gia câu lạc bộ, hoặc rủ bạn bè, người thân để vừa có nhiều thời gian cho họ vừa tập luyện.

Ngủ đủ. Hãy cố sắp xếp thời gian ngủ đủ 7-8 tiếng mỗi ngày, tùy vào thể trạng của bạn. Đừng cố thức khuya thêm chút hay dậy sớm thêm chút mà để cả ngày phải uể oải, không tập trung nổi, lại còn hại sức khỏe.

Phân chia việc cho người khác

Dành thời gian cho những việc chính, những việc bạn giỏi. Để việc mà bạn làm bình bình, hoặc người khác có thể hoàn thành cho người khác làm.

Những việc có thể giao cho người khác: việc không thuộc chuyên môn hay bạn không giỏi, việc admin như trả bill, báo cáo chi tiêu, việc nhà. Tất nhiên là phải có sự trao đổi thẳng thắn và công bằng.

Tự động hóa

Sử dụng Zapier, Pleexy

Sử dụng schedule emails và reminders về những mail không rep lại (Boomerang for Gmail)

Sử dụng đúng công cụ quản lí thời gian

Google Calendar

Google Calendar giúp cho bạn nhìn tổng quan từng giờ, ngày, tuần, tháng, năm của mình. Bạn có thể dùng nó để ghi nhớ các sự kiện, buổi hẹn, họp hành. Bạn có thể lên kế hoạch trước bằng phương pháp Time Blocking rất dễ dàng.

Todoist

Những công cụ tạo to-do list như Todoist giúp quản lí được những tasks phải làm vào hôm nay, ngày mai, tuần sau đó... Bạn có thể kết nối chúng với Google Calendar và xem trực tiếp các tasks trên G.Calendar luôn.

Đây cũng là công cụ ghi nhớ mọi thứ phải làm cho bạn, từ việc bản thân cho đến công ty. Hãy tập thói quen ghi tất cả việc phải làm vào app.

Phiên bản miễn phí của Todoist hiện không có chức năng gửi thông báo nhắc nhở. Todoist Premium hiện đang có giá khoảng 90k/năm cho người dùng Việt Nam. Một cái giá quá bèo để cuộc sống của bạn đỡ lộn xộn hơn. Bạn có thể đổi code ở link này để được 2 tháng dùng thử miễn phí.

RescueTime

RescueTime là phần mềm theo dõi thời gian bạn dành trên các thiết bị điện tử. Bạn có thể xem mình đang dành nhiều thời gian cho website và app nào, cho những thứ năng suất hay xao lãng, sau đó điều chỉnh lại cách mà mình sử dụng thời gian để phù hợp với những ưu tiên mình đã đặt ra.

Kết

Cho dù bạn có để ý, theo dõi, và lên kế hoạch cho thời gian của mình kĩ thế nào, thì cũng sẽ có những ngày bạn phải thức thâu đêm để hoàn thành công việc, hoặc một việc khẩn cấp xảy ra khiến bạn không thể xoay trở kịp. Nhưng bạn không cần phải cảm thấy tội lỗi hay thất vọng với bản thân. Thứ mà chúng ta đang theo đuổi là việc sử dụng thời gian có chủ đích hơn và cho những thứ đáng giá hơn, chứ không phải là một lối sống hoàn hảo không sai trật chỗ nào.